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09/06/2017

Le projet d'administration du département de la Charente : l'esprit et la lettre

Interview croisée entre Olivier Gregoire, Directeur Général des Services, et Mireille Duchadeau, Chargée de mission d’élaboration du projet d’administration 

Sia Partners a appuyé entre novembre 2016 et avril 2017, le Conseil départemental de la Charente dans l’élaboration de son projet d’administration.

Le Projet d’Administration Départementale de la Charente – le PAD16 – a été décidé par la Direction générale des services de la Collectivité, soutenue par l’Exécutif, puis élaboré dans la continuité du projet politique de la majorité départementale.

L’enjeu du projet était de permettre à l’administration départementale de disposer d’une feuille de route opérationnelle afin de répondre au mieux aux orientations stratégiques de la Collectivité pour le territoire charentais, définies par les élus. Ainsi, sur la base d’un diagnostic partagé et d’une importante mobilisation des agents de la Collectivité, 5 axes ont été identifiés et structurent aujourd’hui le PAD16 :

1. Missions en territoires : la lisibilité de l’action départementale,
2. Citoyens : les Charentais au cœur de l’action publique,
3. Organisation et modes de fonctionnement : la simplification et la modernisation de l’administration,
4. Management : le partage de valeurs et pratiques communes de management,
5. RH : l’agent, acteur clé de la Collectivité.

Cette mission a mobilisé les compétences croisées des équipes RH & Transformation pour l’accompagnement managérial et humain des cadres et des agents, et Secteur Public pour l’expertise du fonctionnement des Collectivités territoriales.

À l’heure du bilan, retour sur les points clés du projet, avec Olivier Grégoire, Directeur général des services, et Mireille Duchadeau, Chargée de mission pour l’élaboration du projet d’administration, qui apportent leur regard croisé.

Pourquoi avoir choisi le cabinet Sia Partners pour vous accompagner dans l'élaboration de votre projet d'administration ?

Olivier Grégoire : « Je ne connaissais pas Sia Partners lorsque la consultation a été lancée. 

Plusieurs cabinets ont répondu dans le cadre d’une mise en concurrence, sur un certain nombre de critères objectifs parmi lesquels le prix qui était important pour nous.

Sia Partners a été choisi, d’une part, sur la qualité de la réponse fournie, et d’autre part, suite aux recommandations positives d’anciens clients du cabinet dans d’autres Collectivités. »

"Sia Partners a été choisi en raison de la qualité de la réponse fournie et des recommandations très positives d’anciens clients."

Mireille Duchadeau : « Le choix de Sia Partners s’est fait parmi 11 réponses reçues au départ.

Tout d’abord, Sia Partners a été présélectionné, avec deux autres cabinets, à partir de l’appréciation de la valeur technique de la réponse : méthodologie proposée, nombre de jours d’accompagnement, et expériences similaires auprès de Collectivités de taille équivalente.

Puis, c’est la soutenance orale qui a fait la différence. La sélection de Sia Partners résulte d’un choix unanime, car le cabinet a su faire preuve de qualité dans les réponses fournies à nos questions, de réactivité et d’adaptation quant au prix de la prestation par rapport à nos besoins et exigences. »

"La sélection de Sia Partners résulte d'un choix unanime."

 

Que retenez-vous / Quels sont selon vous les temps forts, de cette démarche d'accompagnement ?

Olivier Grégoire : « Je retiens les temps d’animation collective qui ont permis aux participants de s’imprégner de l’esprit de la démarche.

Nos personnels, cadres et agents confondus, se sont portés volontaires pour co-construire le projet lors de journées et d’ateliers dynamisés par l’usage ludique et efficace de supports digitaux. Chaque participant a pu constater que la parole y était libre. Ce sont ces temps forts qui ont marqué chacun. Davantage, à coup sûr, que les points d’avancement  du PAD16 qui sont, comme pour tout projet, des points de passage utiles mais un peu obligés.  

Au-delà de la dynamique que nous avons engagée dans le cadre de la démarche d’élaboration, c’est sur « l’esprit du PAD » que je vais m’appuyer pour mener d’autres chantiers structurants pour la Collectivité. « L’esprit du PAD », c’est s’astreindre à une concertation réelle avec toutes les parties prenantes concernées pour écouter et faire circuler l’information dans les deux sens, pour aider à la décision, et pour revenir vers les équipes afin de leur expliquer les choix qui sont faits. « L’esprit du PAD », c’est le leitmotiv de la transformation de notre Collectivité pour faire adhérer aux changements en cours nos parties prenantes, organisation syndicales comprises.

Il en va ainsi, par exemple, de la réorganisation des services départementaux que j’ai engagée et qui est l’une des actions phares du PAD16 : d’abord l’on concerte largement, puis l’on consolide brique par brique, enfin l’on restitue lorsque le fruit est mûr. Dans ce processus, la Direction générale prend toutes ses responsabilités. »     

"Je retiens les temps d’animation collective qui ont permis aux participants de s’imprégner de l’esprit de la démarche."

Mireille Duchadeau : « Je relève deux temps forts pour la démarche, ouverts à tous et fondés sur le volontariat. D’abord, les tables rondes animées dans le cadre de la réalisation du diagnostic pour dresser l’état et des lieux et faire émerger les premiers axes structurants du PAD16. Ensuite, les ateliers collectifs durant lesquels les participants ont travaillé sur l’identification et la précision des actions opérationnelles à mettre en œuvre dans les années venir.

La qualité des échanges entre les participants nous a constamment amenés à faire preuve de concentration, de régulation de la parole et de reformulation.

Ces temps de concertation ont été agréables, utiles et surtout, nécessaires. À titre individuel, chaque participant a eu l’opportunité de faire connaître son métier et de partager son quotidien de travail avec ses collègues. À titre collectif, l’embarquement des agents dans la démarche et la mobilisation des  directions de notre administration ont été assurés, même si nous aurions pu améliorer la représentativité des fonctions supports au sein des tables rondes et des ateliers. »

"La qualité des échanges entre les participants nous a constamment amenés à faire preuve de concentration, de régulation de la parole et de reformulation"

Quels ont été les apports / la plus-value de la démarche pour votre organisation ?

Olivier Grégoire : « La contrainte budgétaire ne doit pas nous empêcher de nous projeter collectivement dans notre administration. J’en étais convaincu lorsque j’ai lancé la démarche d’élaboration du PAD16.

Pour faire avancer un collectif, vendre de la sueur et des larmes ne suffit pas. Il faut aussi du rêve. Ce n’est pas en parlant uniquement à nos personnels de moyens, ressources, contraintes, restriction de la masse salariale, qu’on les met positivement en tension. Ce qui fait sens, c’est le vivre et travailler ensemble demain. C’est ce qu’a apporté le PAD16. »

"La contrainte budgétaire ne doit pas nous empêcher de nous projeter collectivement dans notre administration demain."

Mireille Duchadeau : « Tout d’abord, l’apport méthodologique de Sia Partners au service de la démarche a été important et remarqué, tant dans la qualité des supports transmis, tous réalisés sur mesure, que dans le cadrage et le phasage de la démarche. Je retiens aussi la réactivité et la disponibilité de Sia Partners.

Par ailleurs, j’ai apprécié la co-conduite du projet, le Département et Sia Partners ayant fonctionné main dans la main, avec le bon dosage des rôles et des activités de chacun. Le PAD16 est avant tout une démarche du Département, menée et portée par la Direction générale, avec l’appui d’un consultant neutre : c’est cela qui a permis d’assurer l’adhésion au projet des agents de la Collectivité.

Enfin, la démarche nous a permis d’identifier au sein de la Collectivité les agents qui porteront la mise en œuvre des actions du PAD16. Les porteurs sont dans une dynamique collaborative et transversale. Ils ont tout pour réussir collectivement. » 

L'apport méthodologique de Sia Partners au service de la démarche a été important et remarqué."

Quelles sont les prochaines étapes de votre projet ?

Olivier Grégoire : « Mes priorités à court terme sont surtout la mise en œuvre du PAD16, la réorganisation des services départementaux dans nos territoires et la mise en place de l’administration numérique pour moderniser nos modes de travail.

Il nous faut veiller cependant à ne pas tout faire d’un seul tenant car notre structure n’est pas apte à tout mettre en œuvre d’un coup. Il importe de valoriser les actions du PAD16 au fur et à mesure qu’elles se terminent, pour montrer que la mise en œuvre du projet avance et qu’elle suit une trajectoire soutenable. Je compte aussi beaucoup sur la Direction de la Communication pour rythmer la diffusion des annonces relatives à l’avancement du projet.

Enfin, la dynamique collective issue du PAD16 va se poursuivre. Je m’assurerai que l’animation du réseau des porteurs d’actions soit effective et que leur travail soit mis en valeur. »

"Il faut veiller à ne pas tout faire d’un seul tenant."

Mireille Duchadeau : « Les prochaines étapes se concentrent autour de la mise en œuvre du PAD16. Le Directeur général des services a fait le choix fort de nommer un chef de projet dédié qui sera notamment chargé d’animer le réseau des porteurs d’actions et de suivre l’avancée des actions.

Je vais donc m’atteler à assurer dans les meilleures conditions le passage de relai que je vais organiser avec mon successeur. Notre enjeu commun est de favoriser la mise en œuvre des actions par les porteurs dans les délais impartis.

Je suis confiante pour la suite. L’embarquement des cadres et des agents en phase d’élaboration va faciliter cette mise en œuvre. L’arrivée de notre nouveau DRH et la révision de notre organigramme sont aussi des éléments concrets qui prouvent à nos agents que le PAD16 n’est pas simplement un document d’intention. » 

"Les prochaines étapes se concentrent autour de la mise en œuvre du PAD16."

Si c’était à refaire, qu’auriez-vous fait différemment ?

Olivier Grégoire : « Très objectivement, je suis satisfait de la démarche, de la façon dont nous avons géré ce projet et de l’accompagnement de Sia Partners.

Je souhaite vous remercier pour votre approche humble, pragmatique et non dogmatique,  votre savoir-faire de « praticiens accoucheurs » et votre capacité à produire en temps et en heure des documents soignés.

Les résultats de la démarche confortent aussi mon choix d’avoir proposé à Mireille Duchadeau la responsabilité de chargée de mission pour l’élaboration du PAD16. Avoir un interlocuteur dédié et disponible a été facilitant pour moi comme pour vous. »

"Je suis satisfait de la démarche, de la façon dont nous avons géré ce projet et de l’accompagnement de Sia Partners."

Mireille Duchadeau : « Pour ma part, je porterais plus particulièrement attention aux modalités d’organisation et d’animation des temps de concertation qui impliquent un grand nombre de participants.

Ainsi, lors du séminaire vision au cours duquel le top management du Département a été amené à formuler et à prioriser les objectifs stratégiques du PAD16, la salle utilisée n’était pas adaptée pour un auditoire de 120 personnes. Dans ce cadre, nous avons aussi privilégié des modalités d’animation très interactives qui pouvaient être considérées par certains participants comme des partis-pris « orientés », peu propices aux échanges de fond. À ce stade-là de la démarche, nous aurions pu perdre des managers, mais au final cela n’a pas été le cas.

Pour ce type de configuration, je recommande de cibler un nombre de participants plus restreint et le plus divers possible. »

"Je porterais plus particulièrement attention aux modalités d'organisation et d'animation des temps de concertation qui impliquent un grand nombre de participants."

  • Le département de la Charente : points clés

     

    La Charente est un département rural et moyennement peuplé (353 000 habitants) disposant d’atouts notables qui en font un territoire à potentiel: 

    • Par sa géographie et son positionnement au cœur de la Région Nouvelle-Aquitaine, 3e région économique de France,
    • Par ses atouts touristiques : le Département s’est rapproché de la Charente-Maritime via la fusion de leurs comités départementaux du tourisme et la création d’une marque « Charentes »,
    • Avec l’arrivée de la Ligne à grande vitesse (LGV) entre Tours et Bordeaux qui constitue une opportunité de développement économique majeure,
    • Par le déploiement du numérique et le désenclavement territorial qui sont deux priorités majeures de la Collectivité.

    L’exploitation de ce potentiel, qui est l’un des nombreux enjeux d’avenir identifiés par la majorité départementale, est formulée au sein du projet politique « Charente 20125 ».  Le Département a engagé sa transformation pour y répondre efficacement : c’est le sens donné au projet d’administration PAD16. 

 

 

  • Administrateur territorial, il est Directeur général des services du Département de la Charente depuis 2016.
  • Il était auparavant Directeur général des services de la Communauté d’agglomération de Caen depuis 2014, après avoir occupé la même fonction à Boulogne-Billancourt et dans les Hautes-Alpes.

 

 

  • Directrice territoriale au sein du Département, elle est chargée de mission d’élaboration du projet d’administration.
  • Elle était précédemment responsable du Service budgétaire et comptable de la Direction de la solidarité (2007-2016) après avoir été responsable du Service carrières et rémunérations (2006-2007) et du Service études, budget et informatisation RH (2001-2006).
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